مدیریت پوشه و فایل های روی رایانه

اگر این مورد را می خوانید ، احتمالاً فایل های کامپیوتر شما  در بی نظم ترین  حالت خود است، و شما  فایل مورد  نظر را پیدا نمی کنید یا  فایلی که  قبلا داشته اید را بارها  و بارها دانلود کرده اید. شما پرونده هایی در سراسر دسکتاپ خود دارید ، پوشه دانلود شما  از دو سال پیش با برنامه ها  و فایل ها مختلف پر شده است ، و نمی دانید پرونده ای که حتی دیروز ذخیره کرده اید و به آن نیاز دارید، کجاست. بیایید ببینیم چگونه آن را اصلاح کنیم.

 بنابراین ، اولویت اول شما اجرای سیستمی است که در واقع می توانید به آن متکی باشید. من می خواهم که شما بروید و کمد خودرا نگاه کنید، اگر همه چیز مرتب و منظم است ، عالی است ، شما می توانید با موارد پیشرفته شروع کنید. از طرف دیگر ، اگر حتی نمی توانید پیراهن و جوراب خود را جدا نگه دارید ، باید با یک مجموعه واقعا ساده شروع کنید.

با این کار ، آیا آمادگی یادگیری در مورد سازماندهی پوشه ها را دارید؟ بیا شروع کنیم.

نحوه سازماندهی فایل های رایانه ای: در مورد یک ساختار تصمیم بگیرید

سه روش اصلی برای ساختن سیستم فایل وجود دارد: ساماندهی بر اساس پروژه  ، بر اساس تاریخ یا بر اساس نوع  فایل . در هر روش سازماندهی پوشه ها،  جوانب مثبت و منفی وجود دارد و می توانید از ترکیبی استفاده کنید ، به عنوان مثال همه چیز را توسط پروژه دسته بندی کنید اما در هر پروژه پروژه ها را بر اساس نوع پرونده یا گروه بندی همه چیز در سال ، اما در هر سال گروه بندی آن توسط مشتری انجام می دهد.

بیایید به هر روش برای سازماندهی پرونده های رایانه ای نگاه کنیم. شما باید روشی را انتخاب کنید که به نظر می رسد متناسب با گردش کار شما باشد.

1-سیستم سازماندهی فایل پروژه ای

شاید یک پروژه یا یک ساختار مبتنی بر مشتری ممکن است ساده ترین روش برای دستیابی به آن باشد. هر پروژه – چگونگی تقسیم کارها به واقع بستگی دارد به چه نوع کاری که انجام می دهید – پوشه اختصاصی خود را پیدا می کند. در هر پروژه یا پوشه مشتری ، تمام پرونده ها و اسناد مربوطه را نگه می دارید.

آنچه باعث می شود یک پروژه یا مشتری به خوبی کار کند اینست که نیاز به فکر کردن  برای ساماندهی ندارد.  اگر پرونده A با مشتری یا پروژه X انجام شود، در پوشه X قرار می گیرد. اگر پرونده B با مشتری یا پروژه  Y انجام شود، در پوشه Y قرار می گیرد.

شما برای شروع  می توانید  پروژه های مختلف خود را  تعریف  کنید و فایل های مربوط به  آن را در پوشه  قرار دهید. این برای شروع  خوب است و قطعا از وضعیت قبل بهتر است. سپس که به این کار بیشتر عادت کردید در هر پروژه، پروژه  های سطح  پایین  تر تعریف کنید و ساماندهی پیشرفته تری داشته باشید.

2-سیستم سازماندهی فایل های مبتنی بر تاریخ

با یک ساختار مبتنی بر تاریخ ، شما به طور معمول یک پوشه برای هر سال با یک پوشه برای هر ماه دارید. بسته به تعداد پرونده ای که با آنها کار می کنید ، می توانید برای هر هفته زیر پوشه های دیگری نیز داشته باشید ، هرچند که احتمال این  کار بسیار کم است.

نکته جالب در مورد ساختار مبتنی بر تاریخ این است که یافتن پرونده ها از یک دوره خاص ، به عنوان مثال ، نگاهی به منابع مالی سال گذشته برای ژانویه ، بسیار آسان می کند.

یک ساختار مبتنی بر تاریخ در بهترین حالت ممکن است وقتی شما همان کارهای کوچک را انجام می دهید یا به طور مرتب با پرونده های مشابه کار می کنید. اگر گزارشهای مالی یا بازاریابی هفتگی را دریافت می کنید که همان سند فقط با شماره های مختلف هستند ، ایده آل است. شما واقعاً نمی توانید آن دسته از پرونده ها را توسط پروژه گروه بندی کنید ، زیرا به سرعت 200 گزارش را در هر پوشه می نشینید – و به هر حال همه چیز همان پروژه است – بنابراین شما به حالت مربعی برمی گردید.

مشکلات ساختار مبتنی بر تاریخ مربوط به نقاط قوت آن است. وقتی شما  بخواهید در یک بازه زمانی فقط روی یک پرونده کار کنید.  این ساختار زیاد  کارآمد نخواهد بود. به این فکر کنید که چه نوع کاری انجام می دهید. اگر یک سیستم مبتنی بر تاریخ برای شما مناسب باشد یا نه ، احتمالاً بسیار آشکار خواهد بود.

3-سیستم سازماندهی فایل مبتنی بر نوع فایل

یک سیستم مبتنی بر نوع فایل ، بر اساس نوع پرونده ای ، همه چیز را در پوشه ها قرار می دهد. این دقیقاً لازم نیست از نوع فایل رایانه باشد ، اما در عوض می توانید از پوشه هایی با نام هایی مانند:

بازار یابی، ارائه ها، مالی و مانند آن در هر پوشه ، تمام پرونده هایی از این نوع را قرار می دهید.

ساختارهای مبتنی بر پرونده معمولاً به عنوان ساختار سطح بالای شما عالی عمل نمی کنند ، مگر اینکه فقط برای یک شرکت یا خودتان کار کنید و پرونده های زیادی برای رسیدگی ندارید.

باز هم به این فکر کنید که چه نوع کاری انجام می دهید. اگر بارها و بارها فقط چند مورد باشد ، یک روش از نوع سازماندهی پوشه ها ممکن است برای شما مناسب باشد. در غیر این صورت ، برای استفاده از آن برای زیر پوشه ها ، به کار خود ادامه دهید.

تهیه نسخه  پشتیبان

اکنون که تصمیم گرفتید که چگونه می خواهید پرونده ها و پوشه های خود را سازماندهی کنید ، باید در مورد چیز بسیار مهمی صحبت کنیم: پشتیبان گیری. هارد دیسک ها می توانند خراب شوند و این اتفاق به احتمال زیادی اتفاق می افتد. یک روز صبح وارد مطب خود شوید ، صدای عجیب و غریب از رایانه خود را بشنوید ، و هرگز نتوانید دوباره به پرونده های موجود در آن دسترسی پیدا کنید. صرفاً با سازماندهی پرونده های شما کافی نیست ، باید آنها را ایمن نگه دارید.

هنگام تهیه نسخه پشتیبان خوب ، به چندین لایه امنیتی نیاز دارید. خوب و خوب است که کامپیوتر خود را به یک هارد اکسترنال پشتیبان بگیرید ، اما چه اتفاقی می افتد اگر خانه شما با رایانه شما و درایو پشتیبان داخل شما سوزاند؟ تمام داده های شما از بین رفته است. اینجاست که از نسخه های پشتیبان خارج از کشور و پشتیبان های ابری وارد می شوند.

سیستم مورد علاقه من این است که تمام پرونده های مهم من را در Google Drive خود نگه دارم – اگرچه می توانید از Dropbox یا Microsoft OneDrive نیز استفاده کنید – بنابراین به محض اینکه آنها را ذخیره کردید، آنها در فضای ابری ذخیره می شوند. این یک نسخه پشتیبان واقعی نیست زیرا گزینه های بازیابی و بازیابی محدودی وجود ندارد. پس فقط نگه داشتن تمام پرونده هایی که در یک سرویس ابری کار می کنید یک راه عالی برای ایمن سازی آن است. همچنین این مزیت را دارد که می توانید پرونده های خود را از هر کجا قابل دسترسی کنید.

 وقتی کاری را انجام می دهید که در آن امکان از بین رفتن  اطلاعات وجود دارد،- مانند به روزرسانی رایانه ، – یک بکاپ محلی تهیه کنید تا بتوانید بدون نیاز به انتظار برای بارگیری آنها از اینترنت ، به سرعت بازیابی کنید.

تمرین هایی برای سازماندهی فایلهای رایانه ای

انجام تمرین های زیر به شما در جهت منظم کردن کامپیوتر شخصیتان کمک میکند و هم چنین شما عادت می کنید و برای همیشه از دست به هم ریختگی فایل های رایانه تان خلاص می شود.

• هیچ گاه فایلی را روی دسکتاپ ذخیره نکنید! ممکن است فکر کنید بعضی اوقات بهتر است برای دسترسی بهتر فایلی روی دسکتاپ باشد ولی به  زودی دسکتاپ شما  شلوغ و به هم ریخته میشود. اشکالی ندارد فایلی را از روی فلش مموری به  دسکتاپ انتقال دهید ولی باید سریعا به پوشه ی مخصوص خودش انتقال پیدا کند.
• هیچ گاه فایل را در پوشه دانلودها نگهداری نکنید: یا آن  فایل را انتقال دهید یا اگر نیاز ندارید حذف کنید.
• فورا پرونده ها را ثبت کنید:‌این کار را برای بعدا نگذارید،‌به  زودی از کنترل شما  خارج  می شوند. یا بعدا وقت بیشتری از شما  می گیرد.
• هر هفته رایانه تان را یکبار مرتب کنید:‌ و چیزهای به درد نخور را  حذف کنید.
• از اسامی توصیفی برای فایل های خود استفاده  کنید. مثلا بنویسید ” گزارش ماهانه فروردین “
• از ویژگی جستجوی سیستم عامل خود استفاده کنید: سعی کنید آن را جستجو کنید. اگر پرونده ها و پوشه های خود را به درستی نامگذاری کرده باشید ، پیدا کردن آن بسیار آسان خواهد بود.
• از پوشه های خیلی زیاد استفاده نکنید. داشتن پوشه های بسیار تو در تو آزار دهنده است. هر پوشه باید حداقل در حدود 10 پرونده در آن باشد. اگر در هر پوشه فقط دو یا سه پرونده دارید ، باید ساختار خود را دوباره مرور کنید.
• به ساختار خود  پایبند باشید. پس از چند روز تسلیم نشوید. همیشه انطباق با چیز جدید همیشه کمی زمان می برد. متعهد شوید که از ساختار پرونده خود برای دو هفته استفاده کنید.

استفاده از یک کامپیوتر سازمان یافته بسیار خوشایندتر است. اگر می دانید که هر پرونده در کجا ذخیره می شود ، وقتی کسی بیاید و از دو سال پیش چنین پرونده ای را درخواست کند، دیگر برای شما کابوس نیست.هنگامی که شما یک سیستم سازماندهی پرونده را به کار گرفتید، فقط یک بعد از ظهر چند ساعت وقت بگذارید تا آن را تنظیم کنید.

منبع:‌

https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-organize-computer-files–cms-32191