همه ما 24 ساعت در روز داریم. اما ، چرا به نظر می رسد که برخی افراد از هر دقیقه از روز می توانند بیشترین بهره را ببرند؟ باور کنید یا نه ، آنها قدرت کاهش سرعت زمان را ندارند. با این حال آنها می دانند که چگونه به درستی وقت خود را مدیریت کنند.
آیا می خواهید بدانید که چگونه می توانید استاد مدیریت زمان شوید؟ با استفاده از این 20 نکته فوق العاده مدیریت زمان را شروع کنید.
1-ایجاد ممیزی زمانی
وقتی نوبت به مدیریت زمان می رسد ، اولین قدم که شما باید بردارید این است که دریابید که واقعاً زمان شما کجا می رود. ممکن است شما باور داشته باشید که فقط 30 دقیقه طول می کشد تا ایمیل ارسال می کنید ، اما در واقعیت آن کار یک ساعت از روز شما است. آسانترین راه برای پیگیری وقت خود بارگیری برنامه ای مانند RescueTime, clockify ، Toggl یا calender برای پیگیری همه مواردی است که برای یک هفته انجام می دهید. سپس می توانید به یک گزارش دسترسی پیدا کنید تا بدانید چه چیزی وقت شما را سرقت می کند. با استفاده از این اطلاعات ، می توانید تنظیمات مناسب را انجام دهید
2-برای هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید
فهمیدم که تعیین محدودیت زمانی برای هر کار مانع از حواس پرتی یا به تعویق انداختن کار می شود. به عنوان مثال ، اگر می خواهم برای وبلاگ خود مقاله ای بنویسم ، دو ساعت به خودم می دهم. بنابراین اگر از ساعت 8 صبح شروع کردم ، سعی می کنم تا 10 صبح آن را بنویسم.
3-از فهرست کارهای انجام شده استفاده کنید ، اما وظایف خود را رها نکنید.
“کلیه اهداف و پروژه ها از قسمت های کوچکتری تشکیل شده اند که برای رسیدن به هدف یا تکمیل پروژه باید انجام شوند. ویلیام لیپوفسکی پیشنهاد می کند لیست هایی را برای انجام هر هدف و پروژه ایجاد کنید و تمام مراحل قابل اندازه گیری را که باید انجام شود ذکر کنید. “گذشته از تمرکز شما ، این باعث می شود که شما بتوانید آنچه را که قبلاً به دست آورده اید ، ببینید و چه چیزهایی باقی مانده است.” در همان زمان ، وقفه هایی رخ می دهد که ممکن است مانع از انجام یک کار شما شود. ویلیام توصیه می کند که “شما یک نکته را یادآوری کنید که همیشه پس از اینکه بتوانید به این کارها برگردید و آن را انجام دهید. این ممکن است شما را مجبور کند در هر زمان معین تعداد کارهایی را که در آن کار می کنید محدود کنید. “
4-برنامه ریزی کنید
یکی از بدترین کارهایی که می توانید انجام دهید بیدار شدن از خواب بدون برنامه ای برای روز است. شما به جای تمرکز روی آنچه باید انجام شود ، بی هدف پرسه می زنید و به مسائل بی اهمیت تر رسیدگی می کنید.
به همین دلیل است که همیشه باید با استفاده از یکی از این گزینه ها برنامه ریزی کنید؛
- شب قبل از اینکه کار را برای روز فردا ترک کنید ، 15 دقیقه آخر وقت را در سازماندهی دفتر خود صرف کرده و لیستی از مهمترین موارد خود را برای فردا تهیه کنید.
- اولین کار قبل از شروع کار درصبح ، 3 یا 4 مورد ضروری و اساسی را که امروز باید به آنها توجه شود بنویسید و در هنگام کارآمدترین موارد روی آنها کار کنید.
5-صبح ها را در MIT (Most Important Tasks) ها سپری کنید.
مارک تواین یک بار گفت ، “اگر کار شماست که یک قورباغه بخورید ، بهتر است این کار را ابتدا صبح انجام دهید. و اگر کار شماست که دو قورباغه بخورید ، بهتر است ابتدا بزرگترین آن را میل کنید.”
ناخالص؟ مطمئن. اما نکته ای که تواین بیان داشت این است که شما باید از صبح بزرگترین و چالش برانگیزترین وظایف خود را مراقبت کنید ، مهمترین وظایف شما (MIT) روز است.
چند دلیل وجود دارد که چرا این یک ترفند مدیریت زمان مؤثر است. برای مبتدیان ، معمولاً بیشترین میزان انرژی را در صبح دارید. بنابراین بهتر است ، این کارها را برطرف کنید. همچنین، می توانید از آن احساس موفقیت حاصل کنید تا بقیه روز را طی کنید.
6-یادگیری / تفویض منابع را یاد بگیرید.
نمایندگی و برون سپاری می تواند کمی مشکل داشته باشد. برای بعضی ها کار سختی است که اجازه دهید شخص دیگری کارهایی را انجام دهد که قبلاً انجام می داد. برای دیگران ، آنها وقت ندارند که شخص دیگری را برای انجام وظایف خاص آموزش دهند.
نکته این است که نمایندگی یا برون سپاری از زمان صرفه جویی در وقت واقعی هستند زیرا این باعث کاهش حجم کار شما می شود – این بدان معنی است که شما وقت بیشتری برای صرف کارهای مهم تر یا انجام کارهای کمتری دارید. مسئولیت ها را به اعضای تیم واجد شرایط واگذار کنید یا یک مترجم آزاد با تجربه استخدام کنید. و اگر تصمیم دارید آموزش داخلی را انجام دهید ، در پایان سرمایه گذاری اولیه ارزش آن را خواهد داشت.
7-نیمه کار را از بین ببرید.
جیمز کلیر می نویسد: “در عصر حواس پرت ما ، احمقانه است که توجه ما را بین آنچه باید انجام دهیم و آنچه جامعه ما را با آن بمباران می کند تقسیم کنیم.”
شما در حال نوشتن گزارش هستید ، اما به طور تصادفی متوقف شوید تا بدون هیچ دلیل تلفن خود را بررسی کنید.
هنگام صحبت کردن با تلفن ، ذهن شما به صندوق ورودی ایمیل شما سرگردان است.
“صرف نظر از اینکه در کجا و چگونه شما در دام نیمه کار قرار می گیرید ، نتیجه همیشه یکسان است: شما هرگز به طور کامل به وظیفه مورد نظر مشغول نیستید ، بندرت به مدت طولانی به یک کار متعهد می شوید و طول می کشد. شما دو برابر بیشتر از نیمی از این کار را انجام می دهید. “
بهترین راه برای غلبه بر نیمه کار ، مسدود کردن “زمان قابل توجهی برای تمرکز روی یک پروژه و از بین بردن هر چیز دیگری است”. به عنوان مثال ، او یک تمرین را انتخاب خواهد کرد و فقط در حین کار روی آن تمرین تمرکز خواهد کرد. او همچنین چند ساعت را برای اختصاص به یک پروژه مهم اختصاص می دهد ، اما تلفن را در اتاق دیگری خواهد گذاشت.”این حذف کامل حواس پرتی ها تنها راهی است که می دانم برای انجام کارهای عمیق و متمرکز و اجتناب از جلسات پراکنده در جایی که صرفاً کار نیمه کاره را انجام می دهید.”
8- برنامه خود را تغییر دهید.
اگر این مقاله را می خوانید ، بدیهی است که می خواهید مدیریت زمان مفیدی را کشف کنید – و من خوشحالم از اینکه به شما کمک کنم. اما اگر با مدیریت زمان در تلاش هستید ، راه حل ممکن است به آسانی تغییر برنامه شما باشد.
به عنوان مثال ، به جای خوابیدن تا ساعت 6:30 صبح ، یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید. به شخصه ، من می دانم که ساعت 5:15 صبح به عنوان پربارترین زمان روز از آنجا که به من فرصت میدهد تا ورزش کنم ، روز خود را برنامه ریزی کنم ، ایمیل های خود را طی کنم و حتی بدون اختلال در پروژه های جانبی کار کنم.
و یا بیدار شدن زودتر در آخر هفته ها، و شاید میزان تلویزیون را که مشاهده می کنید کاهش دهید.
9- یک زمان بافر بین کارها و جلسات بگذارید.
پرش بلافاصله از یک کار یا جلسه به کار دیگر ممکن است به نظر برسد که از وقت استفاده خوبی کرده باشید، اما در واقع تأثیر متضادی دارد. ما برای رفتن به یک پیاده روی ، مدیتیشن و یا صرف رویاپردازی به زمان نیاز داریم تا ذهن خود را پاک کنیم و دوباره شارژ شویم. از این گذشته ، مغز انسان فقط می تواند به طور همزمان حدود 90 دقیقه تمرکز کند.
بدون آن استراحت ، متمرکز بودن و ایجاد انگیزه دشوارتر است. برنامه ریزی زمان بافر همچنین می تواند مانع از دیر رسیدن جلسه بعدی شما شود. 25 دقیقه بین کارها و جلسات مقدار ایده آل از زمان بافر است.
10- سازمان یافته و تک کاره.
متوسط آمریکایی هر سال 2.5 روز به جستجوی موارد غیرمجاز می پردازد. در نتیجه ، ما سالانه بیش از 2.7 میلیارد دلار برای جایگزینی این موارد هزینه می کنیم. به جای هدر دادن وقت و هزینه خود ، سازماندهی شوید.
با داشتن مکان مناسب برای همه چیز شروع کنید و مطمئن شوید که وسایل در جایی که متعلق به آنها قرار گرفته است ، باز می گردند. تا پایان روز محل کار خود را تمیز کرده و یک سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنید. و کارها را یکی یکی شروع کنید و انجام دهید. بیشتر افراد چند وظیفه ای را مقصر اصلی جای نادرست چیزها ذکر می کنند.
11- از قانون 80-20 پیروی کنید.
“اصل پارتو که به عنوان قانون 80-20 نیز شناخته می شود ، حاکی از آن است که 80٪ از نتایج حاصل از 20٪ تلاشی است که انجام می شود. این معمولاً در فروش استفاده می شود زیرا 80٪ از فروش ها معمولاً از 20٪ مشتریان انجام می شود.” رنزو کاستارلا در یک ارسال تقویم قبلی.
وی گفت: “وقتی نوبت به چگونگی مدیریت وقت خود می رسد ، این اصل نیز قابل استفاده است. 80٪ از نتایج شما از 20٪ اقدامات شما حاصل می شود. “
رنزو پیشنهاد می کند که هر روز با نگاه کردن به “برنامه یا لیست انجام کارها” شروع کنید. به خاطر سادگی ، سعی کنید پنج وظیفه مورد نیاز خود را انجام دهید. با استفاده از این اصل احتمالاً می توانید اکثر موارد موجود در لیست خود را از بین ببرید. ممکن است در ابتدا احساس غیرطبیعی کند اما اضافه کاری این امر باعث می شود تلاش خود را برای مهمترین وظایف انجام دهید. “
12- از یک تقویم آنلاین استفاده کنید.
تقویم مدت ها ابزاری اساسی برای مدیریت زمان بوده است. با این حال ، تقویم های آنلاین این را به سطح بعدی رسانده اند. به این دلیل است که می توانید از چندین دستگاه به آن دسترسی داشته باشید ، به راحتی جلسات و قرار ملاقات ها را تنظیم کنید ، یادآوری هایی را تنظیم کنید ، بلوک های زمانی ایجاد کنید و برنامه های تکراری را برنامه ریزی کنید.
من شخصاً از تقویم Google استفاده می کنم. فکر می کنم بهترین است اما Outlook و تقویم اپل نیز به خوبی کار می کنند.
13- از بی نقص بودن دست بردارید.
وقتی یک کمال گرا باشید ، هیچ وقت به اندازه کافی خوب نخواهد بود. این بدان معناست که بارها و بارها به همان کار باز خواهید گشت. فکر می کنید روز شما چه نتیجه ای خواهد داشت؟
بنابراین ، از کامل بودن دست بردارید. زیرا همچین چیزی وجود ندارد. بهترین کاری را که می توانید انجام دهید و به پیش بروید.
14-فقط “نه” بگویید
می دانم که شما نمی خواهید کسی را ناراحت کنید. اما شما فقط می توانید بسیار کنترل کنید. اگر قبلاً یک لیست کامل از کارها را دارید ، آن وقت دعوت شام یا کمک به همکارانتان در یک پروژه را تا اولین وقت فراغت خود رد کنید.
15-عادات keystone را وارد کنید.
چارلز دوویگ ، نویسنده “قدرت عادت” اصطلاح “keystone habits”ابداع کرد . اما ، آنها چیست؟ به عبارت ساده ، آنها عاداتی هستند که می توانند زندگی شما را تغییر دهند ، مانند ورزش ، پیگیری آنچه می خورید ، پیشرفت روزمره و مراقبه.
این عادت ها جایگزین عادات بد شده و عادت های خوب دیگر را تقویت می کنند. در نتیجه ، شما برای مدیریت وقت خود سالم تر ، متمرکز تر و مناسب تر خواهید بود.
16-وقت انتظار را تلف نکنید.
بیشتر اوقات در زمان انتظار در خیلی از مکان ها بیشتر وقت ما به هدر می رود . می توان این فرصت را به صورت بهتری سپری کرد.
با این حال ، به جای هدر رفتن این بار ، راه هایی برای بهترین استفاده نیز وجود دارد. به عنوان مثال، در حالی که در یک اتاق انتظار می نشینم یک کتاب الهام بخش را بخوانیم، به پادکست گوش دهیم یا یک مقاله وبلاگ آینده را بخوانیم.
17-ارتباط از راه دور.
رفت و آمد یکی از وقت گیر ترین کارها ، در این روزگار است . و اگر آماده شدن قبل از آن را نیز در نظر بگیریم می بینیم که وقت بیشتری از ما گرفته می شود . اگر کارهایتان با یک تماس و یا مکالمه تصویری و .. حل می شوند، از رفت و آمد بیهوده پرهیز کنید و از این وقت اضافی استفاده بهتری داشته باشید .
18- الهام پیدا کنید.
وقتی خسته می شوید ، از منابع الهام بخش مانند TED Talk یا شرح حال استفاده کنید. این یک روش ساده برای روحیه و جان تازه ای گرفتن و برگشتن به کار بسیار مفید است .
19-کار مشابه را با هم انجام دهید.
وقتی کار مرتبط دارید ، آنها را با هم جمع کنید. به عنوان مثال ، در طول روز به ایمیلها و تماسهای تلفنی پاسخ ندهید. برای انجام این کارها زمان مشخصی را تعیین کنید.
دلیل؟ کارهای مختلف طرز تفکر متفاوت را طلب می کند. با جمع کردن کارهای مرتبط با یکدیگر ، مغز شما چرخ دنده ها را تغییر نمی دهد – این بدان معنی است که مغز شما نیاز به سوییچ بین کار مختلف ندارد و وقت کمتری صرف می شود.
20-کمتر انجام دهید.
این یک تاکتیک از لئو بابوتا است.
انجام کمتر به این معنی نیست که “کمتر بیشتر است”. این بدان معناست که “کمتر بهتر است”. این امر با کم کردن سرعت ، آگاهی از کارهایی که باید انجام شود و تمرکز فقط روی آن کارها حاصل می شود. پس از انجام این کار ، هر عملکرد را حساب کنید. در نتیجه می توانید کارها را با کیفیت تر انجام دهید ، نه اینکه کمیت را افزایش دهیم.
منبع :
